Chapitre I. Dispositions générales

1 Définitions

1. Prestataire de services – Nom : 4B Systems Sp. z o.o., adresse : al. Solidarności 117/207, 00-140 Varsovie, NIP : 575-188-70-93
2. Service – accès à l’application web CRM fournie par le prestataire de services en vertu des présentes conditions générales, conformément aux spécifications figurant sur le site web du prestataire de services.
3. Client – une personne physique ou morale qui commande, via le formulaire d’inscription au service en ligne du prestataire de services, la fourniture du service dans le cadre d’un modèle d’abonnement et qui paie les frais d’accès au service.
4. Application – logiciel de CRM installé sur les serveurs du Prestataire, mis à la disposition du Client via un navigateur web, accessible après connexion à l’aide d’un login et d’un mot de passe à l’adresse attribuée à l’Utilisateur, permettant la fourniture du Service.
5. Compte – une instance de l’application configurée et mise à la disposition du client, accessible à une adresse web individuelle.
6. Utilisateur – le client ou les employés du client utilisant le service, assigné au compte de service.
7. Frais – la rémunération payée à l’avance par le Client pour le Service fourni au cours de la Période de facturation mensuelle conformément à la liste de prix disponible sur le site web du Prestataire de services, payable en utilisant les méthodes de paiement disponibles (carte de crédit, débit d’abonnement, virement bancaire, BLIK).
8. Contact – coordonnées d’une organisation ou d’une personne, saisies dans l’application client avec leur consentement.
9. Limite du nombre d’utilisateurs – le nombre maximum d’utilisateurs inscrits au service.
10. Limite du nombre de contacts – le nombre maximum de contacts ajoutés à l’application.
11. Limite du nombre d’entonnoirs – le nombre maximum de filtres de contact définis dans l’application client.
12. Limite d’espace de données – la quantité maximale de données stockées sur l’application client, exprimée en mégaoctets (Mo) et en gigaoctets (Go).
13. Module – un groupe de fonctionnalités de l’application, rassemblées dans une interface thématique, exécutant des tâches programmées, éventuellement activées par le service clientèle.
14. Panneau client – une page unique accessible aux clients après s’être connectés avec un login et un mot de passe pour gérer leur compte et les services qu’ils ont achetés.
15. Plan d’abonnement – définit les limites du nombre d’utilisateurs, du nombre de contacts, du nombre d’entonnoirs, de l’espace de données, des services supplémentaires fournis par les fournisseurs, des modules supplémentaires et du montant ou de l’absence de frais.
16. Période de règlement – la période qui permet l’utilisation du service, à partir du moment où le client paie l’abonnement au service pour la période spécifiée dans le plan d’abonnement.
17. Navigateur web – logiciel utilisé pour communiquer avec le service via Internet.
18. Accord – l’accord entre le prestataire de services et le client pour offrir le service moyennant le paiement de la redevance conformément au plan d’abonnement. Les présentes conditions générales font partie intégrante de l’accord.
19. Fournisseur – une entité commerciale distincte fournissant des services supplémentaires que le Client peut utiliser sur l’Application.
20. Blocage du service – blocage de l’accès à l’application pour les utilisateurs du client.
21. Désactivation du service – suppression complète du service et de toutes les données.

(2) Les présentes conditions générales définissent les conditions d’utilisation du service par le client.

(3) Le client déclare qu’en commandant le service, il accepte les dispositions relatives aux présentes conditions générales.

(4) Le client accepte de recevoir des informations commerciales concernant les produits et services du prestataire de services. Le consentement peut être retiré à tout moment en envoyant un courriel à kontakt@4bsystems.pl.

(5) Le prestataire de services se réserve le droit de modifier les conditions générales, ce dont il informera les clients par voie électronique.

Chapitre II. Droits et obligations des clients

1. Lors de l’inscription au service, le client est tenu de fournir les coordonnées exactes de l’organisation.
2. Le client est tenu de protéger les données d’accès des utilisateurs au service.
3. Le client a droit à une assistance technique pour le paramétrage et la mise en œuvre du service dans sa propre organisation.

Chapitre III. Droits et obligations du prestataire

1. Le prestataire de services s’engage à fournir le service avec la diligence requise.
2. Le prestataire de services n’est pas responsable des problèmes d’exécution ou d’accès au service causés par :
   1. un dysfonctionnement du navigateur Internet du client,
3. Le prestataire de services n’est pas responsable des conséquences éventuelles de la divulgation des mots de passe des utilisateurs à des tiers.
4. Le fournisseur de services se réserve le droit de bloquer ou de désactiver le service en cas de :
   1. la fourniture de données erronées par le client,
5. Le prestataire de services se réserve le droit de désactiver le service si le verrouillage du service dure sans interruption pendant au moins 30 jours.
6. Le prestataire de services peut procéder à des mises à jour de l’application en termes de front-end et de back-end et se réserve le droit de bloquer périodiquement l’accès à l’application pendant les mises à jour en cours. Dans le même temps, le prestataire de services s’efforcera de rendre les mises à jour aussi peu gênantes que possible pour les clients.
7. Le prestataire de services peut introduire des prix pour le service et les changements introduits seront effectifs à partir de l’introduction de la nouvelle liste de prix.

Chapitre IV. Lancement du service

1. Pour activer le service, le client potentiel doit suivre la procédure d’activation suivante :
2. remplir le formulaire d’inscription sur le site web du produit, en indiquant votre adresse e-mail,
3. Le client recevra un lien d’activation lui permettant d’accéder au panneau des clients à l’adresse électronique qu’il aura fournie,
4. Le client est tenu de remplir les données de l’organisation et d’établir son propre mot de passe pour le panel des clients,
5. dans le panneau client, le client peut sélectionner le service qui l’intéresse en l’activant,
6. L’activation du service s’effectue en sélectionnant le plan d’abonnement approprié pour le service, en définissant la carte de paiement et en payant la redevance (pour les plans d’abonnement payants),
7. Le client est tenu de fournir les paramètres du service afin de le lancer.
8. Le client peut utiliser le plan d’abonnement gratuit, qui n’est pas limité dans le temps, mais dont les limites sont faibles en ce qui concerne le nombre d’utilisateurs, le nombre de contacts, le nombre de feuilles et l’espace de données, et qui est limité en ce qui concerne les services intégrés des fournisseurs.
9. Le plan d’abonnement gratuit constitue la fourniture du service. Le client peut introduire des données personnelles et des documents dans l’application dans le cadre du plan gratuit.
10. L’activation d’un plan d’abonnement équivaut à la conclusion d’un contrat.
11. Si un plan d’abonnement payant est sélectionné, le client doit payer les frais de service par carte de paiement.
12. Les frais de service comprennent également des services supplémentaires en fonction de l’utilisation : messages SMS, e-mails, dont le montant est fonction du plan d’abonnement sélectionné.
13. Le client peut annuler le plan d’abonnement en cours pour un service particulier en résiliant l’abonnement dans le panneau du client. La désactivation du plan d’abonnement est effectuée après l’expiration de la période pour laquelle la redevance a été payée.
14. Le client a le droit de passer à un plan d’abonnement supérieur ou inférieur à tout moment pendant la période de facturation en changeant de plan dans le panneau du client. La modification du plan d’abonnement et de sa facturation se fera comme suit :
15. Changement pour un plan d’abonnement moins cher ou gratuit – prendra effet après la fin de la période de facturation en cours, le client ne recevra pas de remboursement de la redevance payée,
16. Passage à une formule d’abonnement plus coûteuse – prend effet immédiatement après le paiement de la redevance. La redevance sera réglée au prorata.
17. La résiliation de l’accord équivaut à la mise hors service du service.
18. Le client ne peut pas demander le remboursement des frais payés en cas d’exclusion du service et de résiliation de l’accord.
19. Le client accepte que les factures de TVA soient émises sans la signature du destinataire.
20. Le client accepte que les factures de TVA soient émises sous forme de documents électroniques et livrées par voie électronique.

Chapitre V. Services externes des fournisseurs

1. Le prestataire de services peut fournir aux clients des services de tiers (fournisseurs), tels que
   1. services d’envoi et de réception de messages : SMS, MMS, e-mail
2. Le prestataire de services fournit des services de tiers des fournisseurs dans l’application au moyen d’intégrations mises en œuvre avec les services des fournisseurs.
3. Le prestataire de services peut servir d’intermédiaire pour certains de ses services.
4. L’utilisation de certains services de tiers peut nécessiter que le client conclue des accords séparés avec le fournisseur. Les conséquences de l’absence de conclusion d’un accord approprié et, par conséquent, de l’absence de prestation d’un service étranger ne relèvent pas de la responsabilité du prestataire de services et sont à la charge du client.
5. Le prestataire n’est pas responsable de la qualité des services des prestataires.

Chapitre VI. Plaintes

1. Le client peut déposer une plainte en l’envoyant à l’adresse électronique suivante : kontakt@4bsystems.pl.
2. La plainte sera examinée par le prestataire de services dans un délai de 90 jours et une réponse sera envoyée à l’adresse électronique du client.

Chapitre VII. Protection et traitement des données personnelles

1. Dans le cadre de l’Application et du Compte client, le Prestataire traitera des données à caractère personnel pour lesquelles il est le responsable du traitement au sens de la législation sur la protection des données. Dans le cadre de l’exécution du présent accord, le prestataire de services peut accéder à ces données à caractère personnel.
2. Dans le cadre de la conclusion et de l’exécution du contrat, le prestataire de services traite également les données à caractère personnel du prestataire de services ou de ses employés et représentants impliqués dans l’exécution du contrat.

Chapitre VIII. Accord de transmission de données à caractère personnel et obligation d’information

Considérant que le Prestataire (ci-après également dénommé le Processeur) traitera les données personnelles collectées par le Client (ci-après également dénommé le Responsable du traitement) dans le cadre des Services proposés et du lancement de l’Application, l’accord suivant a été conclu :

§ 1 Déclarations des parties

1. Le responsable du traitement confie au prestataire de services le traitement des données à caractère personnel collectées dans le cadre du service. Ces données comprennent, entre autres, les noms et prénoms, les adresses résidentielles, les numéros de téléphone, les adresses électroniques, les numéros de TVA, les noms des sociétés, les adresses des sièges sociaux, les scans de documents, les contrats, les données sensibles.
2. Le prestataire de services déclare qu’il dispose des moyens nécessaires pour traiter correctement les données à caractère personnel confiées par le responsable du traitement, dans la mesure et aux fins spécifiées dans le présent contrat.
3. Le prestataire de services s’engage à ne pas modifier, supprimer ou utiliser les données à caractère personnel dont le traitement lui a été confié d’une autre manière que dans le but de fournir des services au responsable du traitement. En outre, le prestataire de services s’engage à maintenir une totale confidentialité sur les données qui lui sont confiées pour traitement.
4. Le prestataire de services déclare également que les personnes employées dans le traitement des données personnelles confiées ont reçu l’autorisation de traiter les données personnelles et que ces personnes ont été informées des règles de protection des données personnelles et de la responsabilité en cas de non-respect de ces règles, qu’elles se sont engagées à les respecter et à maintenir indéfiniment la confidentialité des données personnelles traitées et les moyens de les sécuriser.

§ 2 Objet, portée, lieu du traitement des données à caractère personnel confiées

1. Le responsable du traitement confie au prestataire de services le traitement des données à caractère personnel visées à l’article 1, paragraphe 1. 1 du contrat dans le seul but de fournir les services.
2. Le prestataire de services s’engage à traiter les données à caractère personnel confiées uniquement à des fins liées à la fourniture des services et uniquement dans la mesure nécessaire à ces fins.

§ 3 Principes de traitement des données à caractère personnel

1. Les parties s’engagent à exécuter leurs obligations au titre du présent accord avec la plus grande diligence professionnelle afin de sauvegarder les intérêts juridiques, organisationnels et techniques des parties dans le traitement des données à caractère personnel confiées.
2. Le prestataire de services s’engage à appliquer des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser de manière adéquate les données à caractère personnel confiées pour traitement, en fonction des risques et des catégories de données protégées, notamment pour les protéger contre l’accès non autorisé, la prise par une personne non autorisée, le traitement en violation de la loi, et l’altération, la perte, l’endommagement ou la destruction.
3. Le prestataire de services déclare que les systèmes informatiques utilisés pour traiter les données confiées sont conformes aux exigences de la législation en vigueur.
4. Le sous-traitant, compte tenu de la nature du traitement, aide, dans la mesure du possible, le responsable du traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à respecter l’obligation de répondre aux demandes de la personne concernée concernant l’exercice de ses droits.
5. Le sous-traitant est tenu de notifier au responsable du traitement toute violation présumée ou confirmée de données à caractère personnel – au plus tard dans les 24 (en toutes lettres : vingt-quatre) heures après avoir pris connaissance de la violation présumée ou confirmée de données à caractère personnel. Dans la notification, le sous-traitant est tenu d’indiquer les circonstances de l’incident, les causes probables et les mesures qui ont été appliquées en rapport avec l’incident pour en minimiser les effets négatifs – ainsi que la documentation nécessaire. Le sous-traitant veille à ce que le responsable du traitement puisse participer à l’enquête sur les circonstances de l’incident. Le sous-traitant est tenu de fournir toutes les informations et explications, ainsi que de prendre toutes les mesures qui permettront au contrôleur de se conformer à l’obligation de notification au président de l’autorité chargée de la protection des données.
6. Le sous-traitant, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, aide le responsable du traitement à respecter les obligations énoncées à l’art. 32-36 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et sur la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données).
7. Le sous-traitant efface, dès la fin des services de traitement, les données et toute copie existante de celles-ci, à moins qu’une législation spécifique ne prescrive la conservation des données à caractère personnel.

§ 4 Sous-titre

1. Le sous-traitant peut sous-traiter des opérations spécifiques de traitement de données à caractère personnel à d’autres sous-traitants au moyen d’un accord de sous-traitance écrit, sous réserve de l’approbation préalable du sous-traitant par le responsable du traitement des données ou de l’absence d’objection. En concluant cet accord, le bénéficiaire du service accepte les sous-traitants suivants :
   1. LINK Mobility Poland Sp. z o.o. – Le champ d’application de la sous-traitance comprend le traitement des données dans le cadre du module d’envoi de messages SMS,
2. Le fait de confier le traitement des données à des sous-traitants extérieurs à la liste visée au paragraphe 1 n’est pas considéré comme une option. 1 ci-dessus, exige une notification préalable au responsable du traitement des données pour pouvoir s’y opposer. Le responsable du traitement peut s’opposer par écrit à ce que des données soient confiées à un sous-traitant ultérieur spécifique pour des raisons légitimes. Si une objection est soulevée, le sous-traitant n’est pas autorisé à confier les données au sous-traitant ultérieur qui a fait l’objet de l’objection et, si l’objection concerne un sous-traitant ultérieur existant, il doit immédiatement mettre fin au traitement ultérieur confié à ce sous-traitant ultérieur. Les doutes concernant la légitimité de l’objection et les éventuelles conséquences négatives sont notifiés par le sous-traitant au responsable du traitement en temps utile pour assurer la continuité du traitement.

§ 5 Responsabilité des parties

1. Le responsable du traitement est responsable du respect des dispositions légales en matière de traitement et de protection des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
2. Ce qui précède n’exclut pas la responsabilité du sous-traitant pour le traitement des données confiées en violation du contrat.
3. Le sous-traitant est responsable des dommages causés par le traitement s’il n’a pas respecté les obligations imposées par le présent accord ou s’il a agi en dehors ou contrairement aux instructions légales du responsable du traitement.

§ 6 Dispositions finales

1. Lorsque le présent accord fait référence à la législation, il s’agit également d’autres législations relatives à la protection des données à caractère personnel, ainsi que des modifications qui entrent en vigueur après la date de conclusion de l’accord, ainsi que des actes juridiques qui remplacent les lois et règlements indiqués.
2. Le présent accord de mandat de traitement des données s’applique pendant toute la durée de la fourniture au contrôleur de services impliquant le traitement de données à caractère personnel.

Chapitre IX. Oobligation d’information

Responsable du traitement des données à caractère personnel

L’administrateur des données personnelles est 4B Systems Sp. z o.o., al. Solidarności 117/207, 00-140 Varsovie, NIP : 575-188-70-93, KRS : 0000520586, tribunal d’enregistrement : tribunal de district de Częstochowa, XVIIe division économique du KRS, capital social : PLN 5,000.00, e-mail : kontakt@4bsystems.pl.

Champ d’application du traitement des données

Nous traitons les données personnelles suivantes :

• Données sur les clients,
• les données qui nous sont fournies dans le cadre de l’exécution du contrat, telles que les données d’utilisateur pour lesquelles des comptes d’utilisateur doivent être créés,
• les autres données fournies dans le cadre de l’exécution du contrat.

Objectifs et base du traitement

Les données sont traitées aux fins et sur les bases juridiques suivantes :

• la conclusion et l’exécution du contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD),
• l’émission de factures, la tenue et la conservation de documents comptables, afin de remplir les obligations légales qui nous sont imposées par la loi en tant qu’entité commerciale (article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD),
• l’établissement, l’affirmation ou la défense de réclamations, ce qui constitue notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f), du RODO).

Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être traitées par les entités suivantes :

1. le fournisseur d’hébergement – en ce qui concerne le stockage de données à caractère personnel sur le serveur,
2. les fournisseurs de logiciels en nuage – en ce qui concerne l’utilisation de logiciels dans lesquels le traitement des données à caractère personnel a lieu, tels que les logiciels de facturation,
3. bureau comptable – dans le domaine de la comptabilité, où le traitement des données à caractère personnel contenues dans le contenu des documents comptables a lieu,
4. les entreprises et les cabinets d’avocats – pour l’établissement, l’instruction ou la défense des réclamations,
5. d’autres sous-traitants qui peuvent avoir accès à des données à caractère personnel dans le cadre de la prestation de services pour nous.

Toutes les entités impliquées dans le traitement des données à caractère personnel assurent un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel.

Période de conservation des données

Les données personnelles seront conservées jusqu’à l’expiration du délai de prescription pour les réclamations dans le cadre du contrat conclu avec nous.

Droits de traitement

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles :

• Le droit d’accéder aux données et d’en recevoir une copie,
• Le droit de rectification (amendement) des données,
• Le droit à l’effacement (si, à votre avis, il n’y a pas de raison pour que nous traitions vos données, vous pouvez demander à ce que nous les effacions),
• Le droit de restreindre le traitement (vous pouvez demander que nous limitions le traitement à la seule conservation de vos données ou à la réalisation d’activités convenues avec vous si, à votre avis, nous disposons de données incorrectes ou si nous les traitons indûment),
• le droit de s’opposer au traitement (vous avez le droit de vous opposer au traitement sur la base d’un intérêt légitime ; vous devez indiquer votre situation particulière qui, selon vous, justifie que nous arrêtions le traitement faisant l’objet de l’objection. Nous cesserons de traiter vos données à ces fins, sauf si nous pouvons démontrer que les motifs de notre traitement l’emportent sur vos droits ou que vos données nous sont nécessaires pour établir, faire valoir ou défendre nos droits),
• Le droit de retirer son consentement au traitement des données à caractère personnel lorsque le traitement est fondé sur ce consentement,
• le droit à la portabilité des données (vous avez le droit de recevoir de notre part, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sur la base d’un contrat ou d’un consentement. Vous pouvez nous demander d’envoyer ces données directement à une autre partie),
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (si vous estimez que nous traitons vos données de manière illicite, vous pouvez introduire une réclamation à cet effet auprès du président de l’Office de protection des données personnelles ou de toute autre autorité de contrôle compétente).

Pour exercer vos droits, veuillez adresser votre demande à l’adresse électronique kontakt@4bsystems.pl. Veuillez noter que nous devrons vous identifier correctement avant de pouvoir exercer vos droits.

Informations sur l’obligation/la volonté de fournir des données

La fourniture de données est une condition préalable à l’utilisation de nos services.

Chapitre X. Dispositions finales

1. Les conditions générales entrent en vigueur à la date de leur publication sur le site web du prestataire.
2. La propriété et les droits d’auteur de l’application et du service sont la propriété exclusive du prestataire de services.
3. Pour les questions non réglées par les présentes conditions générales, les dispositions du code civil et du droit applicable sont d’application.