Qu’est-ce qu’un système ERP et vaut-il la peine d’être mis en place dans une entreprise ?

L’ERP (Enterprise Resource Planning) est un système de planification des ressources de l’entreprise basé sur les technologies de l’information. Il est destiné à faciliter la gestion de l’ensemble de l’entreprise, à rationaliser les processus de l’entreprise, à améliorer le flux d’informations et à réduire les coûts. La clé du système ERP est la base de données commune utilisée par les employés et la direction.

Lors du choix d’un système ERP, il convient également de prêter attention à sa convivialité et à son intuitivité. Le système est principalement utilisé par les employés, il doit donc être convivial pour eux. Les erreurs résultant des problèmes d’utilisation du système se traduiront par des résultats de travail (rapports, analyses).

Dans la plupart des cas, les systèmes ERP ont une structure modulaire, ce qui signifie que chaque entreprise peut choisir les modules dont elle a besoin et en ajouter d’autres au fur et à mesure de sa croissance. Cette flexibilité dans le choix des modules permet d’adapter parfaitement le système au profil opérationnel de l’entreprise. Ces modules sont interconnectés et permettent une gestion efficace de l’ensemble de l’entreprise.

Le système ERP est une base de données composée de modules :

• finance et comptabilité
• le commerce de détail et le commerce électronique
• fournitures
• processus de stockage
• Service des ressources humaines
• production
• gestion des immobilisations
• transport

Le système ERP permet :

• automatisation des processus
• une communication efficace entre les services et entre les divisions de l’entreprise
• questions relatives à la circulation de la documentation
• la création de rapports et l’analyse des données
• planification budgétaire

Avantages de l’utilisation d’un système ERP dans une entreprise

Aujourd’hui, alors que le développement de l’industrie des technologies de l’information est à un niveau très élevé, les sociétés de services utilisent des solutions informatiques modernes pour améliorer le fonctionnement de leur propre entreprise. De plus en plus d’entreprises choisissent de mettre en place des systèmes ERP. Avec une telle concurrence sur le marché, il vaut la peine de mettre en œuvre des solutions modernes dans l’entreprise pour rivaliser avec d’autres sociétés et fournir aux employés des outils de travail modernes.

Pourquoi mettre en place un système ERP dans votre entreprise ?

• Une base de données commune et uniforme pour l’ensemble de l’entreprise – les données saisies par exemple dans le département de la production sont disponibles en temps réel pour d’autres départements, par exemple le département des achats. La base de données complète permet également de générer des rapports pour faciliter la gestion et la planification des activités futures.
• Gain de temps pour le personnel – l’automatisation des processus de l’entreprise réduit leur durée. Le personnel peut ainsi consacrer tout son temps à des activités efficaces visant à développer l’entreprise.
• Réduction des coûts grâce à l’automatisation des processus et à l’élimination des activités inutiles. En outre, une planification plus efficace et plus précise de la production, par exemple, permet de réduire considérablement les coûts de stockage ou d’entreposage.
• Meilleure circulation des documents au sein de l’entreprise entre les différents services. En outre, la plupart des documents sont stockés électroniquement, ce qui permet d’économiser de l’argent (pas de papier, d’enveloppes, de chemises, ni de frais d’affranchissement) et de l’espace.
• Un meilleur contrôle des stocks, des achats ou du processus de production. Une planification plus efficace de la production, une réduction des stocks et des achats en temps voulu se traduisent par des bénéfices réels pour l’entreprise.
• Le système ERP prend en charge le travail à distance – pendant la pandémie de coronavirus, de nombreuses entreprises ont opté pour le travail à distance. Dans de nombreux cas, un employé de bureau peut facilement exercer ses fonctions depuis le confort de son domicile grâce à l’accès à un système doté de la base de données complète nécessaire au travail.

À quels secteurs d’activité les systèmes ERP s’adressent-ils ?

Les systèmes d’information ERP visent à gérer les ressources d’une entreprise de manière plus efficace, plus efficiente et plus moderne. On peut donc dire que le système est conçu pour chaque industrie, car chaque industrie peut améliorer ses opérations internes grâce au système ERP. La mise en œuvre d’un système ERP peut procurer un avantage commercial aux entreprises commerciales, manufacturières, de transport et de services.

En règle générale, ces solutions sont utilisées par les grandes entreprises comptant un minimum de plusieurs départements. Les systèmes ERP sont les plus couramment mis en œuvre dans l’industrie :

• transport
• production
• nourriture
• la construction et l’installation
• soins médicaux

Différences et similitudes entre les systèmes CRM et ERP

Nous savons déjà que l’ERP est un système d’information qui soutient et renforce la gestion des ressources d’une entreprise. Le CRM, quant à lui, est un système qui permet la gestion de la relation client, un outil qui facilite les objectifs de vente de l’entreprise. Ces deux systèmes peuvent améliorer le fonctionnement de l’entreprise et permettre de gérer les processus de l’entreprise. Cependant, chacun de ces systèmes répond à des besoins différents des entreprises.

Les systèmes de gestion de la relation client ont une portée plus limitée et se concentrent sur la gestion des contacts avec les clients et sur le processus de vente d’un produit ou d’un service. Les systèmes ERP se concentrent davantage sur l’entreprise elle-même que sur le client. Leur objectif est d’aider à gérer tous les départements de l’entreprise et les processus d’entreposage, de production, de transport, de comptabilité, de vente et de finance qui s’y déroulent. On peut donc dire que la gestion de la relation client contribue à accroître les bénéfices en augmentant les ventes et que l’ERP aide à réduire les coûts en automatisant les processus et en gérant l’entreprise de manière plus efficace.

Les systèmes CRM et ERP peuvent être mis en œuvre séparément en fonction des besoins de l’entreprise, mais il va de soi que les deux peuvent se compléter et améliorer l’entreprise. Lorsque vous vous battez pour une meilleure position sur le marché, une augmentation des ventes, une réduction des coûts ou une gestion plus efficace, il vaut la peine de mettre en œuvre ces deux systèmes informatiques dans l’entreprise.

Si une entreprise ne veut pas ou ne peut pas se permettre de mettre en œuvre les deux systèmes, elle doit choisir celui qui lui sera le plus utile au stade actuel de son activité. Les entreprises qui se concentrent sur la vente de produits ou de services et qui souhaitent acquérir davantage de clients devraient investir dans un système de gestion de la relation client. Une telle action permettra le développement et l’augmentation de la portée des opérations. En revanche, les entreprises qui disposent de plusieurs départements et assurent à la fois la production, la vente et le transport de produits et qui souhaitent améliorer la gestion de ces processus devraient investir dans la mise en œuvre d’un système ERP. Cela permet à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent, et les ressources ainsi économisées peuvent être affectées à des activités plus efficaces pour soutenir la croissance.